1 – Focalisez-vous sur le but de cet événement

Qu’il s’agisse d’un anniversaire d’entreprise, un lancement de produit, une inauguration de locaux… Posez-vous la question du public attendu et de l’objectif de ce rassemblement.

Trouver de nouveaux clients ?

Fidéliser vos clients existants ?

Fédérer vos collaborateurs ?

Communiquer sur l’image de votre entreprise ?

 

2- Fixer la bonne date

Suivant le public attendu, choisissez le bon jour et le bon moment midi ou soir.

Attention aux jours fériés, vacances scolaires qui génèrent souvent de l’absentéisme.

Pour vos clients, le jour le plus exploité pour les réceptions est le jeudi soir (fin de semaine, mais pas tout à fait le week-end)

Pour vos collaborateurs, plutôt le vendredi ou samedi.

 

3- Choisissez le lieu adapté

Dans le cas où la réception ne se déroule pas dans vos locaux, réfléchissez à l’image que vous souhaitez véhiculer : beauté du lieu, sobriété, prestige, originalité, professionnalisme, nature …

Estimez la capacité souhaitée ainsi que la situation géographique, l’accessibilité et le parking (no parking, no business)

Et orientez-vous : Centre de congrès, péniche, château réceptif, centre-ville…

Renseignez-vous rapidement sur les disponibilités de ces lieux souvent prisés en forte période.

À noter : certains traiteurs proposent une liste de lieux sur leur site internet

 

4- Demander un devis au traiteur

Préparer un premier cahier des charges, plus il sera ciblé, plus l’offre sera proche de la réalité et pourra être comparée entre différents prestataires.

Éléments à donner au traiteur :  la date, le lieu, le nombre de personnes estimé, le type de repas ou cocktail souhaité (assis, debout, faisant office de repas, première partie de soirée, prestige ou décontracté…), les boissons désirées (champagne, vins, softs, cocktails, bio …)

Demander une pointe d’originalité : animations culinaires, thématique, décoration des buffets à vos couleurs…

Fixez-vous un budget, mais attention, le moins cher ne sera bien sûr pas forcement le mieux 😊

 

5- Animations, temps forts, ambiance, accueil

Soigner l’accueil, l’entrée doit donner le ton de votre événement et apporter de la chaleur. Vous pouvez faire appel à des professionnels de la mise en scène : tentes vip, tapis, plantes, pots lumineux…

Pensez aux hôtesses d’accueil pour l’émargement ou le vestiaire…

Concernant la technique (pupitre, scène, lumière, vidéo, ambiance musicale…): préciser au professionnel vos besoins et le type d’ambiance souhaitée : discours, musique d’ambiance lounge, musique pour danser, vidéo à projeter …

Le traiteur peut vous proposer des solutions festives : Gâteau Géant Événementiel personnalisé avec scintillants.

 

6- Lister vos invités

S’il s’agit des collaborateurs, c’est facile.

Pour les clients et prospects attention à ne pas oublier de personnes importantes.

Demander à votre service comptable de vous éditer vos 50 ou 100 plus gros clients (à adapter suivant la taille de votre entreprise).

Demander à chaque commercial de vous communiquer tous leurs prospects en cours ainsi que les personnes qu’ils ont en contact avec qui ils aimeraient travailler.

Enfin, penser à la bienséance : personnes importantes pour l’entreprise, fondateurs, associés, personnalités ayant participé à un projet, politique …

 

7- Faire une belle invitation

Invitation papier ou e-mail, celle-ci doit être rapidement identifiée par le lecteur pour ne pas finir à la corbeille…

Éléments visuels indispensables : votre logo (et le nom de votre entreprise si le logo n’est pas parlant), le mot « invitation », le type d’événement, la date, le lieu, comment s’inscrire.

Un joli visuel, un petit texte, éventuellement le programme et un contact e-mail et téléphone.

Important : donner une date de réponse souhaitée.

 

8- Relancer

Ce serait dommage d’organiser un bel événement et que les invités ne soient pas au rendez-vous.

Organisez-vous pour lister les réponses et relancer ceux qui n’ont pas répondu.

 

9- Finaliser les détails

Faites des points réguliers avec vos différents intervenants pour ne pas laisser de place au hasard (traiteur, mise en scène, image et son, intervenants, photographe…). Éditez le timing idéal souhaité de la soirée et communiquez leur.

« Le diable se cache dans les détails »

 

10- L’après événement

N’attendez pas trop :

Concrétisez votre succès en envoyant un petit mot de remerciement à ceux qui étaient présents, avec un éventuel petit cadeau publicitaire.

Profitez de ce message pour leur envoyer un compte rendu qui reprendra les idées clés de votre événement.

Vous pouvez aussi leur envoyer un lien où ils pourront visionner les photos et vidéos.